浅议物业管理在实践中的困境及其解决对策

廖善康（广西经济管理干部学院 530007）

作者简介：廖善康，男，1969年7月生，广西永福县人，广西经济管理干部学院法律教研室讲师。

内容摘要：近年来，随着城市建设速度的加快、商品房开发的不断增多，物业管理纠纷也日益增多，本文主要分析物业管理在实践中遇到的与立法不相符合的困境，并积极寻求解决的途径。这对于正确处理物业管理纠纷案，稳定社会秩序，完善物业管理法规，具有十分重要的现实意义。
关键词：物业管理企业 业主委员会 困境 解决对策

1908年成立的世界上第一个全国性的物业管理行业性组织——国际建筑物业主和管理人员协会（BOMAI），它标志着物业管理进入法制化，现代化时代。自我国首家物业管理公司——深圳市物业管理公司于1993年3月成立以来，我国的物业管理已风风雨雨地走过十一年，物业管理行业已呈现出欣欣向荣的态势，但由于我国物业管理起步晚，业主和相关当事人法制差，法制的不完善，我国的物业管理同时也存在着不少的问题。如业主大会不能按时成立或职权不明，业主被物业管理企业或开发商侵权而法律无法予以有效地保护，专项维修基金使用不规范，去向不明等，上述问题在诸如南宁市文华园小区、三元物业小区、聚宝苑小区、恒大新城小区等都不同程度地存在着。笔者拟从物业管理在实践中遇到的困境提出以下几点对策，与各位同仁商榷。
一、物业管理在实践中遇到的困境
2003年5月28日国务院第9次常务会会议通过《物业管理条例》（以下简称物管条例），同年9月1日正式施行。条例共七章70条，涉及业主、业主委员会，前期物业管理、服务与物业使用等内容，可以说物管条例的内容在理论上是比较完善的，然而在实践中施行起来，却遇到以下几个方面的困境：
1、业主委员会的法律地位不明确。物管条例第八条规定：“物业管理区域内的全体业主组成业主大会。”第十五条规定：“业主委员会是业主大会的执行机构。”这一规定从立法上说似乎明确了业主委员会的法律地位，但是，实际操作起来却有不少困难，学术界和法律界对其法律地位也存在争议。有人认为，业主委员会属于《民事诉讼法》中规定的“其他组织”，有人则认为，业主委员会既不属于法人，也不属于其他组织，它根本无诉讼主体资格。就拿众所周知的福州海景花园的业主委员会告物管公司一案来说，因业主委员会法律地位不明确，致使一案一输一赢。其具体案情如下：福州海景花园的业主委员会在去年下半年因物业管理纠纷，把原物业管理公司告上法庭。法院于去年11月底判决，明确了业主委员会作为该案的主体，判决原物业管理公司退出海景花园并向业主委员会移交物业管理权。然而， 3个月之后，法院对于他们因架空层车位权属之争而状告房地产管理局和房地产开发商的案件，经过三天的开庭审理，却认为业主委员会只负有代表和维护业主物业管理方面利益的权利，而无代表和维护业主房屋所有权的权利，不享有参加该案诉权，从而做出了驳回原告海景花园业主委员会的起诉。一位网友甚至十分激动地写道：“惊闻以业主委员会无诉主体驳回诉讼，让全国业主心寒。如果业委会不能代表广大业主，谁能代表？不要让法律的某些环节成为现今极个别腐败分子可钻之处。呼吁相关部门还民一片天，真正体现法律面前人人平等。” 业主委员会法律地位的不明确，使业主委员会处于尴尬的处境，也不利于保护广大业主的合法权益，长此以往，容易造成社会的不稳定。
2、开发商与物业管理企业责权利不对等。物管条例第24条规定国家“提倡”建设单位按照房地产开发与物业管理相分离的原则，通过招投标的方式选聘具有相应资质的物业管理企业。然而，在实际操作中，不少地开发商自行组建物业管理企业，并将其建设中的质量、服务承诺推到物业管理企业头上，使其成为“替罪羊”。比如业主按规定交2%的专项维修资金，由开发商收取后即自行挪作它用，并未按规定转到物业管理企业帐上。据广州市政府估计，广州各住宅小区建立物业专项维修基金“理论计算”数额应达30亿元，但这笔资金到2003年6月底只筹集到2亿多元，其中按规定存入指定银行开设专户的只有5000多万元，其余的很可能已被开发商截留挪用，造成物业应维修时因资金问题无法维修的矛盾。物管条例还规定，物业管理企业在接管物业时，开发商应当向其移交竣工验收资料及相关材料，但由于物业管理企业是开发商自行组建的，所以，开发商便省了这一环节，将建设过程中的隐患推到物业公司头上，而物业管理企业的经费首先来源于开发商，它不得不听从其安排，否则就只有走人。比如在南宁市文华园小区中，文华园物业公司就是开发商——国凯房地产开发公司所组建，其人事权、财权均在国凯公司，当有业主因房屋建设质量问题而要求物业公司解决时，它便向国凯公司请示并按其要求执行。假如开发商不负责任，造成问题久拖不决，而业主只能认为是物业公司的责任，便采取不交物业管理费等措施来应对，物业公司收不上费用只能少服务或不服务，如此一来，便会形成恶性循环，对小区的治安、公共环境设施的维护极为不利。
3、业主大会与建设单位、物业管理企业地位不平等，易引起双方的矛盾冲突。按条例规定，业主大会是业余的松散的没有法律地位的非赢利组织，而业主委员会只是其执行机构，法无明文规定业主大会或业主委员会有诉讼主体资格。而建设单位、物业管理企业却是具有法人地位的商业性组织，这种法律地位的不平等必然导致权利义务不对称，如建设单位能自行决定挪用专项维修资金，物业管理企业有权决定提高物业管理费，自行出卖或出租公共停车场等。当业主想按法律规定解聘物业管理企业时，就会发生新旧保安齐上阵的景观，殴打业主委员会成员，其后果可想而知。在广州市就曾发生过几起此类案件。
4、房管部门有权利、义务却无处罚责任，导致业主大会无法及时召开，业主委员会无法及时成立，业主与物业公司（开发商）发生矛盾时无法及时有效地解决。物管条例第五条第二款规定：“县级以上地方人民政府房地产行政主管部门负责本行政区域内物业管理活动的监督管理工作。”第10条明确规定，同一物业管理区域内的业主，应在当地人民政府房地产行政主管部门的指导下成立业主大会，并选举产生业主委员会。由此可知，地方房地产行政管理部门对物业管理和业主大会成立有监管权利和义务，业主大会的召开是在房地产行政主管部门的指导下召开的。但从实际操作来看，困难极大。一是房管局作为传统体制下的国家管理部门，却在原有基础上无故增加其负担，而得不到相应报酬，这在市场经济体制下是难以调动其积极性的；二是业主大会早已被看成是物业公司的“对手”，如果其按时成立又有相应地物业所有权权利，物业公司（开发商）即有被监督的可能，再加上政府部门的监督，物业公司想投机更是难上加难，只好循规蹈矩，其所得好处便大打折扣了，所以他们是极不愿意成立业主大会的。在此情况下，如业主大会遭遇阻挠时，地方房管部门应当如何做，如地方房管部门未尽其职时，又应当如何承担失职责任？这些问题由于物管条例未曾规定，所以，在实际操作中，地方房管部门几乎都不管。
二、解决对策
前面已经提到，我国物业管理在立法与实践中的困境极不利于保护业主的合法权益，不利于社会的安定团结，因此，完善我国现行物业管理方面的法规，是解决上述困境必须着力解决的一项问题。有鉴于此，特提出以下对策：
1、立法上明确划分建设单位与物业管理企业的权利、义务和责任（包括前期物业管理）。首先应当在立法中明确建设单位对开发完毕已竣工验收合格的小区住宅必须实行前期物业管理，其组成应由建设单位在当地房管部门指导下进行。规定入住率达到一定比例（如30%——50%）或首次交付使用达到一定期限，房管部门必须组织业主筹备成立业主大会，如果建设单位或前期物业管理企业阻挠业主大会成立的，一定比例（如10——15%）的业主可向房管部门申请强制成立业主大会，房管部门应当给予支持，否则，业主可向上一级行政主管部门提出行政诉讼，状告房管部门“不作为”。
业主大会成立并选举产生业主委员会后，在一定期限内（如6个月）应当做出选聘新物业管理企业的决定，在选聘新物业公司期间，建设单位必须将物管条例第29条规定的竣工验收资料、技术资料说明文件等移交业主委员会保管，由业主大会授权委托业主委员会在房管部门的指导和街道办事处的配合下确定物业管理企业，定聘后，业主委员会再将上述物业资料转交物业管理企业保管。物业管理企业直接对业主委员会负责，最终对业主大会负责。以此杜绝“老子”遗祸“儿子”担罪现象发生，对现有建设单位已设立的物业管理企业，可采取限期分离办法解决，使建设单位逐步淡出物业管理行业。
2、立法应明确业主委员会的法律地位，建立建设单位、物业管理企业与业主三者互相平衡制约、相互监督的制约机制。业主委员会的产生，体现了建筑物区分所有权人通过建立团体关系、维护共同性物业权益的强烈愿望。它由业主大会选举产生，其对公共物业财产的管理权利，来自于区域内全体区分所有权人以业主公约或业主大会授权的方式所做的委托，双方之间产生的是一种类似于信托性质的民事关系。可以说，成立业主委员会这样的法律主体，是所有权人行使公寓化建筑物所有权的一种新的法律形式。但正如胡杰丰律师所说，业主委员会与业主大会的关系就如公司董事会与股东会的关系，业主委员会只是业主大会的一个内部机关，而不是法人和其他组织。按照法律规定它并不具备任何法律主体资格！这对于当事人的诉讼、对弱势群体合法权益的及时有效保护，以及对法院的案件审理工作都将带来很大的困难和压力，它既不符合司法效率的原则，也不符合社会经济发展的趋势。也使物业管理在立法与实践中脱节，并陷入难以自拔的困境。因此，法律应明确规定业主大会可在依法成立并登记后取得法人资格，业主委员会是大会的执行机构，它负责实施其决议，代表业主大会对物业进行有效管理。这有利于改变业主与物业公司权责不对称的状况，从而有效地缓解矛盾，并最大限度地避免纠纷的发生。
3、用法规或司法解释明确物业公司与业主的关系——服务与被服务、被委托与委托的合同关系、业主大会与政府的关系，它们之间是互相配合，互相支持，互相协助的关系。这一规定能更有针对性地解决物业管理纠纷，以南宁市澳洲丽园物业管理为例，物业管理公司就明确了本身的权利义务和地位，对于业主投诉的问题都能及时有效地以解决。这种到位的服务深受业主欢迎。业主就更加支持物业管理公司的正常管理活动，形成良性循环。与此同时，政府部门也应指导业主大会开展工作，两者相互配合，互相支持，互相协助，共同搞好物业管理区域内的安全卫生、交通、绿化等工作。
4、明确地方房管部门的失职责任，把物业管理的监督权授予广大业主。根据国务院《行政法规制定程序条例》“起草行政法规，应当符合体现行政机关的职权与责任相统一的原则，在赋予有关行政机关必要的职权的同时，应当规定其行使职权的条件、程序和应承担的责任”的规定。物管条例应当补充规定地方房地产行政管理部门对业主大会成立遭遇阻挠应承担的责任及其失职时应当承担的责任。广大业主也可以行使监督权，只有如此，才能够确保物业公司管理的规范化。
5、建立专项维修基金管理委员会。专项维修基金的收取、管理、使用、续筹与监督等均应明确到位，建立专项维修基金管理委员会，对其使用情况、利息情况定期予以公布。从实际情况看，专项维修资金的筹集一般有三种途径，第一是开发商售房时按房款2%收取，然后转给物业公司保管。第二是业主购房时不交专项维修基金，待用时再以业主大会决议形式筹集。第三是在收取物业管理费用中分两部分，一部分为平时物业管理支出，另一部分为专项维修资金。至于采取哪种方式续筹专项维修基金，也必须经物业管理区域内全体业主所持投票权2/3以上通过。
［参考文献］
1、夏善胜.物业管理法[M].法律出版社，2003年4月第1版.
2、《物业管理条例》[N].法制日报,2003年6月20日第3版.
3、胡杰丰.业主委员会的法律困境与解决思路 [J].《现代物业》2004年第3期.
4、戴世锋 .王一玫.福州物管新规亟待明确3项权利,[N].中国地产报.2004年5月22日.
5、杜星.许琛.住宅小区双管家对撼斗“撑” [N] 羊城晚报, 2003年6月28日.


文化部


文化部关于印发《文化市场行政处罚案件档案管理办法（试行）》的通知

文市发〔2012〕26号


各省、自治区、直辖市文化厅（局），新疆生产建设兵团文化广播电视局，西藏自治区、北京市、天津市、上海市、重庆市文化市场行政执法总队：
　　现将《文化市场行政处罚案件档案管理办法（试行）》印发给你们，请结合工作实际贯彻执行。在执行中如发现问题，请及时反馈至我部文化市场司（010-59881010，whzf@163.com）。
　　特此通知。



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 文 化 部
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 2012年8月14日



文化市场行政处罚案件档案管理办法 （试 行）



　　第一章 总 则
　　第一条 为加强文化市场行政处罚案件档案管理，规范文化市场行政处罚案件档案的整理、保管和利用等工作，根据《档案法》、《档案法实施办法》、《文化市场综合行政执法管理办法》等有关法律、法规和规章的规定，制定本办法。
　　第二条 本办法所称文化市场行政处罚案件档案是指各级文化行政部门或者文化市场综合行政执法机构（以下合并简称执法部门）依照法定程序，在办理行政处罚案件过程中直接形成的，能反映案件真实情况、体现执法过程、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，依照一定组成规律和有机联系制作形成的案卷。
　　文化市场行政处罚案件档案分为适用简易程序的文化市场行政处罚案件档案和适用一般程序的文化市场行政处罚案件档案。
　　第三条 文化市场行政处罚案件档案管理工作应当遵循及时立卷、规范整理、定期归档、集中保管、方便利用的原则。
　　第四条 各级执法部门应当将文化市场行政处罚案件档案管理工作作为文化市场综合行政执法考评和行政执法责任制考核的重要指标。
　　上级执法部门应当对下级执法部门的文化市场行政处罚案件档案管理工作进行监督指导，并定期进行评查和考核。
　　各级执法部门应当同时接受上级执法部门及同级档案行政管理部门的监督指导，并定期对执法人员进行文化市场行政处罚案件档案管理工作的相关培训。
　　第五条 各级执法部门应当确定专门机构或者人员负责文化市场行政处罚案件档案管理工作。

　　第二章 立 卷
　　第六条 文化市场行政处罚案件档案由办理案件的执法人员立卷。
　　执法人员应当从办理案件之日起收集、整理与案件有关的各种文书、证据等文件材料，并在案件办结之后及时立卷。
　　文件材料应当由专门机构或者人员审核，如发现存在缺失、重复、杂乱等问题，应当退回执法人员及时补充、整理。
　　第七条 执法部门应当将下列文化市场行政处罚案件文件材料立卷归档：
　　（一）有关案件来源及受理情况的材料；
　　（二）现场调查取证材料；
　　（三）当事人资格及身份证明材料；
　　（四）证据收集过程中形成的文件材料；
　　（五）采取强制措施的文件材料；
　　（六）立案审批表；
　　（七）涉案物品送交鉴定的相关文件材料；
　　（八）解除证据先行登记保存或者解除强制措施的相关文件材料；
　　（九）重大案件集体讨论记录；
　　（十）当事人陈述申辩相关文件材料；
　　（十一）听证相关文书；
　　（十二）行政处罚事先告知书、决定书及送达回证；
　　（十三）责令改正通知书；
　　（十四）案件调查终结报告；
　　（十五）相关执行文书；
　　（十六）结案报告；
　　（十七）其他需要立卷归档的文件材料。
　　当事人不服行政处罚决定，提起行政复议、行政诉讼或者行政赔偿的，行政复议、行政诉讼或者行政赔偿过程中形成的相关文件材料，应当一并立卷归档。
　　第八条 文化市场行政处罚案件文件材料立卷归档时应当按照下列顺序排列：
　　（一）行政处罚决定书和送达回证在前，其他文件材料在后；
　　（二）其他文件材料按照办理案件的时间先后顺序排列；
　　（三）对同一问题或事实进行说明的文件材料，结论性材料在前，依据性材料在后；批复在前，请示在后；原件在前，复印件在后；正件在前，附件在后；正式文印件在前，最终签发稿在后。
　　法律、法规和规章对立卷归档顺序另有规定的，从其规定。

　 第三章 组卷和归档
　　第九条 适用一般程序的文化市场行政处罚案件档案原则上实行“一案一卷”；同一案件文件材料较多时，可以适当分成若干分卷。
　　涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的案件，应当分成正副卷，将其中不宜公开的文件材料另行装订成副卷。
　　适用简易程序的文化市场行政处罚案件档案可以按照行政处罚决定书编号顺序合并组卷，但每卷不得超过20个案件。
　　第十条 文化市场行政处罚案件档案应当按照年度及结案时间先后顺序编号组卷。
　　第十一条 文化市场行政处罚案件档案应当依次由案卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、备考表、封底等五个部分组成。多案合并组卷的，使用同一卷内文件目录和备考表。
　　案卷封面可以采用硬卷皮和软卷皮两种格式。软卷皮格式的封面内页可印制案卷卷内目录作为封二，封底内页可印制案卷备考表作为封三。使用软卷皮装订的案卷，应当装入卷盒内保存。
　　案卷封面、卷内文件目录、备考表、封底以及卷盒的规格尺寸及填写要求按照相关国家标准规定执行。
　　第十二条 文化市场行政处罚案件档案归档应当符合下列要求：
　　（一）文件材料原则上应当为原件，重复材料或者多余材料一律剔除；
　　（二）文件材料应当使用黑色或者蓝黑色钢笔、签字笔或者毛笔书写，保持字迹工整清晰、页面整洁；涂改处应当由办理案件的执法人员或者相关当事人签名盖章或者按捺手印，空白处应当划线标注；
　　（三）对于破损、字迹模糊或者容易褪色的文件材料，应当进行修补或者复制；对于当事人使用铅笔、圆珠笔、复写纸书写的原始文件材料，应当进行复印；对于字迹难以辨认的文件材料，应当附上抄件，连同原件入卷；对于外文及少数民族文件材料，应当附上汉语译文；
　　（四）对于需要附卷保存的信封，应当打开展平加贴衬纸，邮票不得撕揭；
　　（五）文件材料不得反装、倒装，页面方向为横向的，应将文字冲外摆放；
　　（六）文件材料的载体应当统一采用国际标准A4型纸张；较大的文件材料应当按照卷宗大小先对折再向外折叠，较小的文件材料应当采用国际标准A4型纸张托裱并加盖骑缝章；
　　（七）案卷装订不得压住字迹或者画面，装订部位过窄或者有文字的材料，应当采用国际标准A4型纸张加边、加衬、折叠；
　　（八）文件材料上的订书钉等金属物应当剔除，以防锈蚀；
　　（九）法律、法规和规章规定的其他要求。
　　第十三条 凡能附卷保存的物证原则上应当装订入卷。无法装订的，应当放入证物袋中，注明证物名称、数量、特征、来源等信息后附卷保存。
　　不便附卷保存的物证或者照片、录音、录像、电子数据等文件资料，应当集中统一管理，并在案卷备考表中注明内容、数量、时间、地点、责任人及存放地点等信息。
　　第十四条 文化市场行政处罚案件档案卷内文件材料应当按照规定顺序排列后逐页编号。页号一律采用阿拉伯数字编写在有文字的页面的右上角、背面的左上角。
　　案卷封面、卷内文件目录、备考表、证物袋、封底不编页码。有隔页纸的，隔页纸不编页码。
　　各分卷之间不连续编页码。
　　第十五条 案卷装订应当右齐、下齐，统一采用三孔一线的方法左侧装订。订卷绳应当系紧、打暗结，并在封底装订线结扣处粘贴封志，由立卷人及档案管理部门加盖骑缝章。
　　案卷厚度以不超过200页或者20毫米为宜。材料过多的，应当按照顺序分册装订。
　　第十六条 文化市场行政处罚案件自行政处罚决定书送达之日起满三个月未发生行政复议、行政诉讼的，应当自期满之日起10日内完成归档工作；在法定期间发生行政复议、行政诉讼、行政赔偿的，应当在复议决定书、法院判（裁）决书、赔偿决定书下达并结案后10日内完成归档工作。

　　第四章 保管与利用
　　第十七条 各级执法部门应当设置文化市场行政处罚案件档案专柜，并由专门人员进行管理。
保存声像档案资料的库房，应当有专用的设备和必要的防护措施，并定期进行检查，发现问题应当及时处理。
　　第十八条 档案管理人员应当履行下列职责：
　　（一）负责案卷的接收、借阅和保管，确保档案的完整与安全；
　　（二）负责档案的编研和统计工作，确保档案的有效利用；
　　（三）与档案管理有关的其他工作。
　　档案管理人员工作变动时，交接双方应当对文化市场行政处罚案件档案逐卷逐件进行清点，编制移交目录，严格履行移交手续，工作交清后方可离职。
　　第十九条 文化市场行政处罚案件档案涉及国家秘密事项的，按照国家相关保密法律法规规定管理。
　　第二十条 对已经归档的文化市场行政处罚案件档案，不得修改档案内容，不得私自增加或者抽取档案材料。确实需增加档案材料的，应当在征得执法部门负责人同意后，按照立卷归档的相关规定办理，并在备考表中说明情况。
　　第二十一条 文化市场行政处罚案件档案的保管期限分为定期、永久两种。定期分为10年、30年。适用简易程序的文化市场行政处罚案件档案保管期限为10年，适用一般程序的文化市场行政处罚案件档案保管期限为30年。
　　符合下列情况的文化市场行政处罚案件档案应当永久保管：
　　（一）在全国范围内有重大影响的；
　　（二）符合听证条件的；
　　（三）复议机关改变原行政处罚决定或者在行政诉讼中败诉的；
　　（四）其他应当永久保管的文化市场行政处罚案件档案。
　　法律、法规和规章对文化市场行政处罚案件档案保管期限有其他规定的，从其规定。
　　第二十二条 查阅文化市场行政处罚案件档案应当进行登记。查阅案件档案不得拆卷或者在案卷上涂改、勾划、圈点、污损。
　　其他相关部门因工作需要要求查阅案件档案时，应当出具正式查阅函件及查询人员有效证件，经执法部门负责人批准后方可查阅。查阅中如需摘抄或者复印所查阅的内容，应当写明复印用途，并经执法部门负责人批准。
　　第二十三条 执法部门应当成立档案鉴定小组，对超过保管期限的文化市场行政处罚案件档案按照有关规定进行鉴定，确定其是否具有继续保存价值；对没有继续保存价值的，经执法部门负责人批准后按照有关规定进行销毁。
　　销毁文化市场行政处罚案件档案，应当制作销毁清册，并由执行人和监销人签名或者盖章。

　　第五章 附 则
　　第二十四条 档案管理人员违反本办法相关规定的，应当根据情节轻重依法给予行政处分；造成重大损失、情节严重的，依据《档案法》的规定追究责任。
　　第二十五条 对已经立案但因客观原因无法予以行政处罚并正式办理结案或者终结手续的案件的档案管理参照本办法执行。
　　第二十六条 本办法由文化部负责解释。
　　第二十七条 本办法自发布之日起实施。